スクールでの講習が終わり、修了試験に合格した方に修了証明書を発行します。
Drobyではオンラインフォームから必要情報を入力するだけで自動で修了証明書を発行してくれます。
また修了証明書発行台帳にも自動で記録されるので、監査ポイントを押さえることが可能です。
発行手続フォームにアクセスする
▲Drobyの管理者画面にログインをして、入学者名簿の「受講者」をクリックします。
▲受講者一覧ページが表示されるので、発行したい受講生の「発行」ボタンをクリックします。
必要事項を入力する
①氏名、技能証明申請者番号、事務所
これらの項目は受講者情報から自動で転記されます。
②発行年月日
講習を修了した日を入力します。
③区分
基本を含む修了証明書を発行する場合は「基本を含む」、限定変更のみの修了証明書を発行する場合は「限定変更のみ」をチェックします。
例えば、「基本+目視外+夜間」の修了証明書を発行する場合は「基本を含む」、「目視外」だけの修了証明書を発行する場合は「限定変更のみ」となります。
④修了証明書発行番号
修了証明書発行番号(例：TC000024050001)は自動で採番されますので、未記入で構いません。
⑤機体の種類
マルチローター、ヘリコプター、飛行機から選択します。
⑥二等技能証明、一等技能証明】
該当するものをチェックします。複数選択可能です。
⑦修了審査員
2024年3月8日の通達改正により修了証明書に修了審査員の記載が必須になりました。当該受講生の修了審査を行った修了審査員をチェックします。
⑧講習記録簿
受講生ごとの講習記録(講習記録簿)をアップロードします。サンプルの事務規程では別添3や別添4あたりの資料となります。
ドロビーの電子講習記録簿を使用して記録を取った場合は添付不要です。
⑨許可承認書
特定飛行で講習を行った場合には、受講生の許可承認書をアップロードします。
※講師や修了審査員が許可を取得していても、受講生も許可が必要となります。
許可承認が不要だった場合はその理由を選択します。
※再修了審査について
再修了審査を行った場合は「基本の再修了審査を1回行った」「目視外の再修了審査を2回行った」等と記入します。
オンライン学科講習確認試験の採点用紙
Zoomやeラーニングで学科講習を行った場合は、学科講習の確認試験を登録講習機関として行う必要があります。
※日本海事協会の学科試験とは別ものです。
そのときの採点用紙も監査時に提出が必要ですので、このタイミングでアップロードが可能です。
ドロビーeラーニングを利用している場合は、自動で紐づけされますので、アップロード不要です。
修了審査の採点解答用紙をアップロードする
修了審査の採点用紙と解答用紙も監査時に提出が必要です。
こちらも修了証明書の発行時に提出可能です。
▲技能証明のチェック項目に応じて、受講生の「採点解答用紙」のアップロードできる項目が追加されます。
日本海事協会より配布された採点用紙と解答用紙のデータをアップロードします。
必要な資料をイラストで解説していますので、提出モレを防ぐことができます。
再修了審査の採点用紙
▲再修了審査の採点解答用紙もアップロード可能です。
発行フォームの中腹にある「再修了審査について」の項目に何の修了審査を何回行ったかも記入しておくと監査団体に伝わりやすくなります。
修了証明書を発行する
▲各種情報を入力したら発行ボタンをクリックします。
▲発行すると、「発行ボタン」がグレーになります。
修了証明書を確認する
▲修了証明書の発行ボタンをクリックすると、「修了証明書発行台帳」に受講生の情報が記録されます。
ステータスが「発行中」となります。
▲20～30秒程度でボタンの色が変わり、「修了証明書の下書き」と「CSV」を確認できるようになります。
修了証明書の詳細を確認する
▲発行した修了証明書の詳細を確認するには、「詳細ボタン」をクリックします。
▲発行した情報を確認できます。講習記録簿とも紐づいているため、監査時の資料準備がラクになります。
修了証明書をダウンロードする
▲修了証明書発行台帳から受講生の「下書き」をクリックします。
▲修了証明書が表示されます。全項目は自動で入力されていますので、内容を確認します。
修正があれば変更を行います。
▲内容に問題がなければ、左上のファイルボタンをクリックします。
▲「名前を付けて保存」から「PDFとしてダウンロード」をクリックします。
※印刷して紙で交付する場合は、「印刷」の方をクリックします。
▲PDFとしてダウンロードされます。
郵送する場合は印刷しましょう。
メールで送信する場合は、Droby上で簡単に送付することが可能です。後述の「交付を記録する」をご覧ください。
CSVをダウンロードする
登録講習機関は修了証明書を発行後、５日以内に国交省の登録申請システムに修了者情報をアップロードする必要があります。
その際、CSVファイルでアップロードする必要がありますが、作成に非常に手間がかかります。
しかしながら、Drobyでは自動でCSVを作成してくれるので、面倒な作業は不要です。
▲修了証明書発行台帳から対象の受講者の「CSVボタン」をクリックします。
▲CSVファイルがダウンロードされます。
▲国交省の登録申請システムにダウンロードしたCSVファイルをアップロードします。
これで国交省の登録申請システムと修了者情報の連携が完了します。
受講生に交付する
修了証明書発行台帳には修了証明書の交付の有無を記録する必要があります。
Droby上で、受講生にメール交付をすれば、自動で交付の有無を記録してくれます。
▲ステータスの「未交付」というボタンをクリックします。
①名前、メールアドレス
受講生への送付先です。受講者情報が自動で転記されています。
②交付方法
メール交付か紙交付を選択します。
紙交付を選択した場合はメールは送信されません。
③修了証明書(PDF)
先程、発行した修了証明書をアップロードします。
※ドロビー導入前の修了証明書をアップロードする場合はご自身で作成された修了証明書をアップロードください。
④メール文
スクールで設定したメール文が初期値で入力されます。
適宜修正して送信します。
▲内容に問題がなければ「交付ボタン」をクリックします。
▲ステータスが「交付済」というグレーボタンに変わり、修了証明書(交付済)の列にも、送信した修了証明書が表示されます。
▲受講生のメールアドレスに修了証明書が添付されたメールが自動で送信されます。
※BCCで登録講習機関のメールアドレスにも併せて送信されます。
以上で、入学から卒業までの流れとなります。
