Droby(ドロビー)で受講者を管理する方法

入学に必要な書類の受理、入金確認ができたら、Drobyに受講者登録を行います。

入学申込者一覧にアクセス

▲Drobyの管理者画面にログインをして、「入学者名簿の申込一覧」をクリックします。

▲対象の受講生の「受講者登録」ボタンをクリックします。

▲受講生の情報を入力し、登録をクリックします。

①技能証明申請者番号

入学申込時に受講生側が入力している場合は自動入力されています。もしも未入力だった場合は案内メール時に取得をお願いしましょう。

②講習事務手数料

事務規程(別添_講習事務手数料)のとおり請求した金額を入力します。

※関係者から費用を徴収しない場合は事務規程にその旨の記載が必要です。

※割引についても、事務規程に記載があるもののみ可能です。ただし、一時的なキャンペーンの場合は事務規程に記載がなくても可能です。

※後払いの場合は0と入力し、入金後に「受講者一覧→収受記録」から変更します。

③割引の理由

割引を行った場合は、その理由と金額を記載します。一時的なキャンペーン以外は事務規程への記載が必要です。

④請求日、入金日

請求日と領収日を記載します。後払いの場合はこの時点では入力不要です。

⑤本人確認資料

入学申込時に受講生側がアップロードしている場合は「添付済」と表示されます。

▲入学申し込み時に受講生側がアップロードしている場合

まだアップロードがない場合は、控えをアップロードします。

⑥経験者・学科免除を証する資料

経験者として入学を認める場合、または学科講習を免除する場合は、それを証する資料をアップロードします。ただし経験者の条件は事務規程(別添_免除の条件)のとおり行う必要があります。

⑦請求書等

請求書や請求メールのスクリーンショットです。

収受記録の情報となります。

監査時の提出でも構いませんが、先にアップロードしておくことで監査資料の準備がラクになります。

⑧収納記録証憑

預金通帳のコピー、振込明細など講習事務手数料の入金が確認できるものです。

領収証ではありません。

収受記録の情報となります。

監査時の提出でも構いませんが、先にアップロードしておくことで監査資料の準備がラクになります。

▲入学申込者一覧を確認すると、登録ボタンがグレーになり、入学受付が完了したことがわかります。

受講者一覧を確認する

▲上部にある「受講者一覧」ボタンをクリックします。

受講者一覧ページに先ほど受講者登録をした受講生が記録されています。

収受記録を確認する

監査上、受講生からの収受記録を取る必要があります。

ドロビーでは、受講者登録時に入力した情報をもとに自動で収受記録を作成してくれます。

▲受講者一覧ページから対象の「収受記録ボタン」をクリックします。

▲収受記録が表示されます。

収受記録を編集する/追加費用を入力する

入力ミス、コース変更や補講などで追加費用の支払いなどがあった場合は、収受記録より「編集ボタン」をクリックします。

▲編集ボタンをクリックします。

▲適宜修正をして、更新ボタンをクリックします。