スクールでの講習が終わり、修了試験に合格した方に修了証明書を発行します。

Drobyではオンラインフォームから必要情報を入力するだけで自動で修了証明書を発行してくれます。

また修了証明書発行台帳にも自動で記録されるので、監査ポイントを押さえることが可能です。

発行手続フォームにアクセスする

▲Drobyの管理者画面にログインをして、入学者名簿の「受講者」をクリックします。

▲受講者一覧ページが表示されるので、発行したい受講生の「発行手続き」ボタンをクリックします。

▲各種情報を入力したら発行ボタンをクリックします。

▲発行すると、「発行ボタン」がグレーになります。

詳細設定

修了証明発行時に「詳細設定」ボタンをクリックすると、当受講生の「修了審査時の採点用紙」や「口述試験時の飛行記録」などをアップロードすることができます。

監査時の提出でも構いませんが、先にアップロードしておくことで、監査時の資料準備がラクになります。

▲技能証明をチェックしたのちに、詳細設定ボタンをクリックすると、修了審査時の採点用紙等をアップロードできるようになります。

修了証明書を確認する

▲修了証明書の発行ボタンをクリックすると、「修了証明書発行台帳」に受講生の情報が記録されます。

ステータスが「発行中」となります。

30秒程度でボタンの色が変わり、「修了証明書(下書き)」と「CSV」を確認できるようになります。

修了証明書の詳細を確認する

▲発行した修了証明書の詳細を確認するには、「詳細ボタン」をクリックします。

▲発行した情報を確認できます。講習記録簿とも紐づいているため、監査時の資料準備がラクになります。

修了証明書をダウンロードする

▲修了証明書発行台帳から受講生の「下書き」をクリックします。

▲修了証明書が表示されます。全項目は自動で入力されていますので、内容を確認します。

修正があれば変更を行います。

▲内容に問題がなければ、左上のファイルボタンをクリックします。

▲「名前を付けて保存」から「PDFとしてダウンロード」をクリックします。

※印刷して紙で交付する場合は、「印刷」の方をクリックします。

▲PDFとしてダウンロードされます。

郵送する場合は印刷しましょう。

メールで送信する場合は、Droby上で簡単に送付することが可能です。後述の「交付を記録する」をご覧ください。

CSVをダウンロードする

登録講習機関は修了証明書を発行後、５日以内に国交省の登録申請システムに修了者情報をアップロードする必要があります。

その際、CSVファイルでアップロードする必要がありますが、作成に非常に手間がかかります。

しかしながら、Drobyでは自動でCSVを作成してくれるので、面倒な作業は不要です。

▲修了証明書発行台帳から対象の受講者の「CSVボタン」をクリックします。

▲CSVファイルがダウンロードされます。

▲国交省の登録申請システムにダウンロードしたCSVファイルをアップロードします。

これで国交省の登録申請システムと修了者情報の連携が完了します。

受講生に交付する

修了証明書発行台帳には修了証明書の交付の有無を記録する必要があります。

Droby上で、受講生にメール交付をすれば、自動で交付の有無を記録してくれます。

▲ステータスの「未交付」というボタンをクリックします。

▲内容に問題がなければ「交付ボタン」をクリックします。

▲ステータスが「交付済」というグレーボタンに変わり、修了証明書(交付済)の列にも、送信した修了証明書が表示されます。

▲受講生のメールアドレスに修了証明書が添付されたメールが自動で送信されます。

※BCCで登録講習機関のメールアドレスにも併せて送信されます。

以上で、入学から卒業までの流れとなります。