登録申請書類や事務規程書類は改訂履歴毎に管理をする必要があります。

講師、時間割、入学申込の様式、役員などが変わった場合は登録申請書や事務規定の変更届が必要です。

以下、国交省HPで公開されている監査ポイントです。

Drobyでは上記を満たす機能を有しております。

登録申請書の新規アップロード

最初の登録申請書をアップロードする

▲管理画面から文書管理→登録申請書→アップロードをクリックします。

▲アップロード画面が表示されるので、PCのエクスプローラーからドラッグ＆ドロップでまとめて資料をアップロードします。

受理日には「登録された日」を入力します。

国交省の申請時には「TD✕✕✕✕✕✕✕✕✕_」という申請受付番号を付ける決まりがありますが、文書のタイトルが長くなるため、削除する場合は「削除したい文字列」に当該受付番号を入力します。

▲アップロードをすると、画面下に資料が追加されます。

登録申請書の資料名を変更する

アップロードした資料名に誤りがあった場合は、編集ボタンから変更可能です。

▲修正したい資料の「編集」ボタンをクリックします。

▲資料名を編集して、「保存」ボタンをクリックします。

資料名の下側に命名規則の提案が表示されますので、そこから選択いただいても構いません。

▲資料名が変更されました。

登録申請書の資料を取り消す(アップロードミス)

資料のアップロードにミスがあり、操作を取り消す場合は以下のとおりです。

▲取り消したい資料名の「編集」ボタンをクリックします。

▲「取消」ボタンをクリックします。

※「廃止」ボタンは廃止の変更届を提出したときに使用しますので、アップロードミスの場合は「取消」ボタンとなります。

▲ポップアップが表示されるので「OK」をクリックします。

▲対象の資料が削除されました。

登録申請書の資料を廃止する(廃止の申請をした場合)

資料の廃止の申請を行った場合は、以下のように記録をします。

▲廃止した資料名の「編集」ボタンをクリックします。

▲「廃止」ボタンをクリックします。

▲ポップアップが表示されるので「OK」をクリックします。

▲廃止の場合は、薄く表示されるようになります。

変更となった登録申請書をアップロードする

登録申請書類の変更があった場合のアップロード方法は以下のとおりです。

▲登録申請書類の更新に資料をアップロードします。

▲新規で追加となった資料については「新規登録」を選択し、上書きとなる資料の場合はプルダウンメニューから既存の資料名を選択します。

▲各資料毎に最新のものが最初の行に記載されています。

登録申請書の受理日を変更する

受理日を誤って登録してしまった場合の処理は以下のとおりです。

▲一番下までスクロールして、変更前の受理日(誤った受理日)と変更後の受理日(正しい受理日)をカレンダーから選択し、「受理日を更新」ボタンをクリックします。

事務規定の管理

最新の事務規定を確認する

▲管理画面から文書管理→事務規定→確認をクリックします。

▲各資料毎に最新のものが最初の行に記載されています。

緑色ボタンをクリックすると資料にアクセスすることができます。

変更となった事務規定をアップロードする

登録申請書を変更した場合は、最新のものをアップロードします。

▲事務規定をアップロードというボタンをクリックします。

▲変更となった資料を選択します。

▲変更日や変更データをアップロードします。

▲登録申請書の確認画面に先ほど追加した資料が表示されます。